“Leé esto antes de nuestra próxima reunión”

Nos pasamos el día de reunión en reunión. Algunas son muy buenas y otras son muy malas. Las malas son eternas, no llegan a ningún lado o si llegan no es precisamente por el camino más corto. Es un problema (Ver “Tip “Rework” #2…”). A más de uno si le preguntáramos qué hace de su vida, la respuesta sería “Ir a reuniones”. Drucker decía que las reuniones implicaban una forma deficiente de organización ya que uno puede o reunirse o realmente trabajar; pero no se puede hacer las dos cosas al mismo tiempo.

Cómo se podrían hacer las cosas en forma distinta? Cómo podríamos hacer para que las reuniones sean menos y mejores? Esto es lo que indagó Al Pittampalli. Escribió un libro (“Read This Before Our Next Meeting”) en el cual desarrolló el concepto de “Reuniones modernas”. Algunos puntos puede que sean utópicos y otros no estarán en línea con la cultura de determinadad organización; pero vale la pena indagarlos y ver qué se puede aplicar. Sus 7 principios son:

  1. Toda reunión es para tratar un decisión tomada a priori. Sin decisión previa, nadie debiera estar en condiciones de convocar una reunión. Si se tiene dudas puntuales para tomar dicha decisión debiera tener conversaciones individuales con quien corresponda. La reunión es para: debatir puntos de vista y coordinar próximos pasos.
  2. Toda reunión empieza en hora, se mueve rápido y termina según lo programado. Las restricciones son enemigas de la “procrastinación”; de demorar la toma de una decisión. Una reunión que absorbe tiempo de muchas personas es costosa. Si una persona llega tarde, se empezará sin él y no se la invitará la próxima vez.
  3. Toda reunión limita el número de asistentes. Sólo las personas críticas para resolver la decisión y coordinar los próximos pasos debieran participar de la reunión. Grupos chicos permiten mayor velocidad. Los invitados a una reunión que reconocen que su participación no es necesaria, no debieran asistir.
  4. Toda reunión rechaza a los asistentes no preparados. La preparación empieza con quien convoca la reunión: distribuye una agenda con la decisión a priori, los documentos necesarios que soporten la decisión y las acciones a coordinar. Los participantes leen la agenda y piensan previamente acerca de los escenarios propuestos. En compensación se les promete pocas reuniones, cortas y que decidan efectivamente algo que se implemente en “la realidad”. Quien no se prepara para la reunión, no debiera asistir.
  5. Toda reunión produce un plan de acción comprometido. Qué acciones se comprometieron hacer? Quién las hará? Cuándo serán hechas? Estas preguntas con sus respuestas debieran ser respondidas y distribuídas a todos los asistentes. Si no es necesario un plan de acción, no era necesaria la reunión!
  6. Ninguna reunión busca sólo informar. Para informar debiéramos buscar otros medios. Las reuniones son sólo para tratar y tomar decisiones. Las informaciones se debieran enviar por mail. Esto requiere de una cultura en la cual los mails sean leídos. También se podrían enviar videos donde se filme al líder comunicando una información para cuestiones más sensibles.
  7. La cultura de “reuniones modernas” van de la mano con una cultura de “brainstorming”. Las reuniones son para disminuir las opciones, para tomar decisiones. Su complemento son las sesiones de brainstorming cuyo objetivo es multiplicar las alternativas; se tiene que hacer correctamente. Es una “ant-reunión”, donde las reglas de las “reuniones modernas” no aplican.

Útil? Aplicable? Qué opinan?

Pd1: les dejo un chiste de “Dilbert” que suele explicar como pocos muchas de las situaciones corporativas

Dilbert.com

Pd2: Al Pittampalli dá un ejemplo de agenda para una “reunión moderna”. Se las dejo.

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